Voor organisatoren die in Nederland een internationaal toernooi willen organiseren geldt de volgende procedure. Deze procedure is op 24 juni 2023 door de Bondsraad vastgesteld.
De procedure voor het opstellen en bindend laten in gaan van de organisatie van een topsportevenement:
1 Informeel gesprek betreffende sectie met kandidaat-organisatie en eventuele zaalkeuring
2 Officiële aanvraag van kandidaat-organisatie + begroting aan KNBB (via de directie of secretaris)
3 Overleg bondsbestuur KNBB met betreffende sectie/vereniging over goedkeuring
4 Na goedkeuring bondsbestuur KNBB Facturering organisatierecht met recht van retour bij geen toewijzing door KNBB dan wel internationale federatie
5 Betaling organisatierecht van de organisatie (met recht van retour bij geen toewijzing)
6 Opstellen contract door KNBB en afstemmen met secties en daarna bondsbestuur KNBB
7 Aanbieding contract door bondsbestuur KNBB aan de organisatie (incl. subsidiemogelijkheden, mediarechten, rechten en plichten enz.)
8 Contract door de organisatie ondertekend retour KNBB directie
9 Aanvraag van het evenement door bondsbestuur KNBB naar de CEB/UMB/EPBGF/EBSA
10 Toewijzing vanuit CEB/UMB/EPBF/EBSA en KNBB
11 Definitieve toewijzing vanuit bondsbestuur KNBB aan organisatie
12 Plaatsing op de topsportkalender van NOC/NSF (indien mogelijk)
13 In overleg met de organisatie subsidieregelingen en contractuele afspraken afhandelen