Algemene ledenvergaderingen
Veel verenigingen hebben de komende maanden een Algemene Ledenvergadering (ALV) gepland. Het kabinet heeft op 23 maart diverse maatregelen besloten die ook van invloed zijn op het samenkomen.
De ALV kan dan ook voor vrijwel alle verenigingen voorlopig geen doorgang vinden. In de statuten van de Biljartvereniging (alle disciplines) en districten (alleen voor carambole) is opgenomen hoe in deze gevallen te handelen.
Bij de beantwoording van deze vraag gaan we ervan uit dat deze statuten in overeenstemming zijn met de modelstatuten zoals deze gepubliceerd zijn op de websites van KNBB.
Statutaire Bepalingen Verenigingen
- Het boekjaar van de vereniging is gelijk aan het kalenderjaar;
- De ALV moet plaatsvinden binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar, dus voor 1 juli 2020;
- In voorkomende gevallen kan de periode van 6 maanden verlengd worden met 5 maanden, dus worden uitgesteld tot 1 december 2020.Hiervoor is wel een besluit van de ALV nodig. Hier zit nu het probleem.
- De ALV kan niet eerder plaatsvinden dan op zijn vroegst in de maand juni (afhankelijk van de overheidsmaatregelen). Als in de maand juni een vergadering kan worden gehouden, dan hoeft geen besluit meer te worden genomen over uitstel.
- Indien geen vergadering kan worden gehouden als gevolg van overheidsmaatregelen, ontstaat er toch een situatie van overmacht.
Algemene Ledenvergaderingen (ALV)
Gedurende de tijd dat als gevolg van de door het kabinet voorgeschreven maatregelen in verband met het coronavirus geen ALV mag worden gehouden kunnen de volgende richtlijnen worden aangehouden:
- Leden ontvangen een mededeling over uitstel tot nader bericht;
- Indien leden komen met een verzoek tot een reguliere ALV voor 1 juni, wordt dit verzoek afgewezen op grond van besluiten genomen door het kabinet;
Bestuursvergaderingen
- Bestuursleden waarvan termijn afloopt blijven aan tot eerstvolgende ALV;
- Bestuur behandelt alleen lopende zaken en stelt ingrijpende beslissingen waarvoor besluitvorming door ALV noodzakelijk is zo veel mogelijk uit;
- Bestuursvergaderingen en stemmen door bestuursleden kunnen alleen digitaal plaatsvinden. Omdat de meeste statuten geen bepalingen inzake digitaal stemmen hebben, zou dit moeten gebeuren met een beroep op artikel 2.8 lid 2 BW (redelijkheid en billijkheid); In deze gevallen kan worden vergaderd door middel van een z.g. conference call. Dit is niets anders dan een groepsgesprek over de telefoon. De secretaris van het bestuur zal dit regelen en alle bestuursleden een bericht sturen.
- Ook moet het mogelijk zijn besluiten te vragen door middel van email berichten.
Slotopmerking
Voor de horeca en sportaccommodaties staat het nog niet vast dat deze bedrijven na 6 april nog gesloten moeten blijven. Mocht dit niet het geval zijn (zij gaan dus open), is het bovenstaande niet van toepassing, tenzij door de overheid aan de openstelling voorwaarden worden verbonden.
Bron en meer informatie: https://www.sportknowhowxl.nl/achtergronden/sport-en-recht/item/121149/richtlijn-voor-besluitvorming-binnen-de-vereniging-i-v-m--maatregelen-coronavirus
In dit stuk van Sport Knowhow XL een uitgebreide richtlijn voor besluitvorming binnen de vereniging i.v.m. maatregelen coronavirus
In dit stuk van Misset Horeca de 7 belangrijkste hulpmaatregelen voor horecaondernemers
En hier nog een goede link met FAQ inzake locaties