De tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid is in werking getreden. De wet is van belang voor verenigingen en stichtingen.
Deze wet maakt het voor verenigingen mogelijk om een volledig digitale algemene vergadering te houden, ook als dit niet in de statuten is opgenomen. De wet is op 24 april 2020 in werking getreden en is van kracht tot 1 september 2020.
Samengevat omvat de wet het volgende:
Een algemene vergadering waarbij de leden geen toegang hebben tot een fysieke vergadering is geldig, op voorwaarde dat:
- de algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel voor de leden te volgen is;
- de leden tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld.
- De hiervoor bedoelde vragen uiterlijk tijdens de vergadering worden beantwoord en deze vragen worden op de website van de vereniging geplaatst of via een elektronisch middel toegankelijk gemaakt voor leden;
- Het bestuur zich ervoor inspant dat tijdens de vergadering langs elektronische weg vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd (de voorzitter kan een en ander nader bepalen in het belang van de orde van de vergadering);
- Het bestuur mag bepalen dat de termijn waarbinnen de jaarlijkse algemene vergadering moet worden gehouden (6 maanden na einde boekjaar) met ten hoogste vier maanden wordt verlengd, in welk geval de algemene vergadering geen bevoegdheid tot verlenging heeft;
De bepaling genoemd onder punt 5 geldt ook voor stichtingen, waarbij als er een toezichthoudend orgaan is (naast het bestuur) dit orgaan geen bevoegdheid tot verlenging heeft indien het bestuur dit besluit neemt. Tevens is bepaald dat het toezichthoudende orgaan ook volledig digitaal mag vergaderen.
De tijdelijke wet kent terugwerkende kracht vanaf 16 maart 2020, zodat de wet ook zal gelden voor algemene vergaderingen en vergaderingen van toezichthoudende organen die tijdens de corona-crisis in aangepaste vorm al gehouden zijn;
De wet is tijdelijk en beoogt alleen de periode waarin de corona-maatregelen van kracht zijn te bestrijken.
Let op:
Na de tijdelijke wet keert de oude situatie weer terug. Een volledig digitale algemene vergadering zal dan niet meer mogelijk zijn en een gedeeltelijke digitale algemene vergadering met digitaal stemrecht alleen wanneer de statuten dit mogelijk maken. Wilt u deze mogelijkheid voor de toekomst blijven behouden, dan adviseren wij om de statuten hierop aan te passen als deze daar op dit moment niet in voorzien. In samenwerking met notariskantoor Ohmann kunnen de bij ons aangesloten organisaties tegen gereduceerd tarief de statuten hierop aan laten passen. De tijdelijke wet bepaalt ook dat het verlijden van een akte ten overstaan van een notaris met behulp van audiovisuele middelen kan gebeuren.
