Twee weken geleden was de aftrap van deze serie over ledenwerving met BV Ommoord. Vandaag: de Open Dagen van BV Steenwijk.
Jan Westerbeek, speler/trainer BV Steenwijk: "Op de zaterdagen 13 en 20 oktober 2018 organiseren wij als BV Steenwijk de zogenaamde "open dagen". Hoewel wij de organisatie al klaar hadden lazen wij recentelijk in het Ledenwerfactie stuk op Carambole.nl dat we hierin ondersteuning (zowel materieel en/of financieel) konden krijgen, en we hebben hier graag gebruik van gemaakt. Dank daarvoor!"
"Het plan en doel van onze Open Dagen is als volgt. Als BV Steenwijk willen wij graag groeien naar 100 leden, om dit te bewerkstelligen is een werkgroep ingesteld. Wij willen dit realiseren door twee open dagen te organiseren waarin wij "open huis" houden. Een ieder is uitgenodigd om te komen kijken binnen onze mooie biljartlocatie."
"We hebben een breed publiek in de regio bereikt door de media in te schakelen, bijvoorbeeld dit mooie artikel in de Steenwijker Courant. Hetzelfde artikel is ook geplaatst in de wekelijke huis aan huis kranten. En, natuurlijk staat het ook op onze eigen website."
"Verder hebben wij een poster en flyers laten maken en die verspreid op belangrijke locaties zoals buurthuizen,sponsors, voetbalclubs, cafés e.d."
"Binnen BV Steenwijk zijn 3 A-instructeurs beschikbaar die bereid zijn (potentiële) nieuwe leden 3 gratis biljartlessen aan te bieden. Deze lessen worden gegeven in een aparte lesruimte, dus afgescheiden van de biljartzaal. Deze aparte lesruimte is gerealiseerd in 2017 na een evaluatie met eerdere cursisten."
UPDATE (19-11-2018): BV Steenwijk heeft inmiddels onderstaande uitgebreide evaluatie gemaakt van de Open Dagen, en deze naar ons toegestuurd om te delen.
EVALUATIE OPEN DAGEN 2018
1. Inleiding + doelstelling
Op de zaterdagen 13 en 20 oktober 2018 heeft de Biljartvereniging Steenwijk haar locatie open gesteld voor bewoners die interesse hebben in onze club en het biljartspel. Primaire doelstelling van deze open dagen is het verhogen van het ledental van 90 naar ca. 100. In dit verslag worden de voorbereiding en uitvoering van de open dagen geëvalueerd. Verder bevat het verslag de resultaten, een conclusie en verbetervoorstellen.
2. Voorbereiding
Alle in de werkgroep afgesproken actiepunten zijn gerealiseerd met als resultaat het volgende.
- Publiciteit via bezorging flyers en ophangen van posters
Bijzonder Druk te Steenwijk heeft 550 flyers (A5 formaat) en 30 posters (A3 formaat) gedrukt. Deze flyers en posters waren qua ontwerp identiek. De flyers zijn verspreid in de wijk Clingenborgh; een wijk die qua bevolkingssamenstelling erg kansrijk leek om nieuwe leden op te leveren. Verder zijn posters opgehangen in vijf supermarkten, dertien winkels/bedrijven, twee snackbars, drie cafe’s en een camping .
- Publiciteit in Steenwijker Courant en op RTV Slos
De Steenwijker Courant heeft begin oktober in haar beide edities (betaald en gratis) aandacht aan de open dagen besteed. De ingestuurde tekst bevatte een interview met de voorzitter van de Werkgroep Open dagen. De RTV-zender Slos heeft desgevraagd op haar NieuwsTV een artikel over de open dagen geplaatst.
- Plaatsing spandoeken
De drie spandoeken en bewegwijzering, die bij de eerdere open dagen zijn geproduceerd, zijn tijdig geplaatst.
- Interne berichtgeving
Eind september 2018 is op de website van de vereniging aan de leden gevraagd om vrienden, kennissen en familie voor de open dagen uit te nodigen. Verder is op de clubavonden en ochtenden aan de leden gevraagd om op de open dagen ook zelf acte de présence te geven.
- Organisatie 2 gratis biljartlessen
Drie gediplomeerde KNBB-instructeurs van de vereniging zijn bereid gebleken deze lessen te geven. Alleen tijdens de open dagen kunnen belangstellenden zich voor de gratis lessen inschrijven
- Bemensing open dagen
Aankleding etc. Vlag bij de voordeur ophangen. Verzorgen dat er bij de aanvang van de open dagen in de zaal gebiljart wordt.
Ontvangst/begeleiding: Vier werkgroepleden zullen de belangstellenden ontvangen. Degene die ontvangt is ook verantwoordelijk voor de verdere begeleiding van die persoon tijdens zijn/haar gehele verblijf d.w.z. gratis koffie/thee, informatieverstrekking, overdracht naar instructeurs, evt. inschrijven voor 2 gratis lessen, registratie, uitreiken inschrijfformulier lidmaatschap etc. Ook na de open dagen zullen de ingeschrevenen waar nodig worden begeleid.
Bardienst: Voor voor de bardiensten op 13 en 20 oktober 2018 zijn 3 personen geregeld. Tevens is geregeld dat de dat de instructeurs, bardienstmedewerkers en de begeleiders tussen de middag een broodmaaltijd krijgen.
Instructie open dagen: Geregeld dat er per open dag tenminste twee instructeurs aanwezig zijn om wat aantrekkelijke instructie te geven. Bezoekers, die dat willen en kunnen, mogen vrij biljarten
3. Uitvoering
De uitvoering op de open dagen heeft vrijwel geheel plaatsgevonden conform de afspraken in de voorbereiding. Er waren voldoende leden aanwezig om de biljarts te bemensen en om de belangstellenden een reële indruk van het verenigingsleven te geven.
Het aantal bezoekers op de open dagen is de werkgroep wat tegengevallen. Geschat wordt dat over beide dagen zo’n 20 niet-leden hun belangstelling hebben getoond. De tijdens de open dagen direct gemaakte kosten bedroegen een kleine 100 euro.
4. Resultaten en verbeterpunten
Resultaten: Geschat wordt dat tijdens de open dagen het aantal bezoekers van buiten ca. twintig bedroeg. Daarvan hebben zich acht personen ( 7 mannen + 1 vrouw) voor de gratis biljartlessen ingeschreven.
Van de 20 bezoekers hadden er elf belangstelling voor het lidmaatschap. Na de open dagen zijn daar nog 2 belangstellenden (een man en een vrouw) bijgekomen. Momenteel hebben zich daarvan daadwerkelijk negen personen (8 mannen en 1 vrouw) voor het lidmaatschap aangemeld. Er blijven in potentie dus nog vier personen over, die ook lid zouden kunnen worden. Met deze vier mensen onderhoudt de werkgroep regelmatig contact.
Op de open dagen is aan de elf belangstellenden voor het lidmaatschap gevraagd wat de aanleiding was voor hun komst. Zeven personen gaven aan dat zij het artikel in de Steenwijker Courant hadden gelezen; twee personen hadden daarnaast ook onze website bekeken. De overige vier personen hadden de aankondiging op de spandoeken gelezen. Niemand noemde RTV Slos danwel de flyer of de poster.
Verbeterpunten: Bij de voorbereiding en de uitvoering heeft de werkgroep de volgende mogelijkheden voor verbetering vastgesteld:
a+b) Publiciteit :
Punt 1: Omdat dat waarschijnlijk het meeste rendement qua leden gaat opleveren, wordt voorgesteld regelmatig stukjes over de vereniging in de Steenwijker Courant te plaatsen. Ook lijkt het nodig om de website meer toegankelijk te maken voor buitenstaanders. Vanwege het geringe rendement (geen extra bezoek) kan met het produceren en bezorgen van de flyers beter gestopt worden.
Punt 2: Het is handig om een lijst te maken van bedrijven die dit jaar bereid waren een poster op te hangen. Deze bedrijven kunnen dan voortaan als eerste voor een nieuwe poster-ronde worden benaderd.
c) Spandoeken + bewegwijzering
Punt 3: De twee oude spandoeken op de hoek Meppelderweg/toegangsweg Kornputkwartier zijn door hun donkere kleur slecht leesbaar. Ook de bewegwijzering om onze locatie te vinden kan duidelijker. Voorgesteld wordt daarom om de donkere spandoeken te vervangen door witte exemplaren (conform het het reeds aanwezige derde spandoek), alsmede de bewegwijzering groter uit te voeren en op palen te plaatsen.
e) Gratis biljartlessen
De communicatie over de gratis biljartlessen heeft zowel binnen de vereniging als bij de bezoekers tot verwarring geleid. Deze is veroorzaakt door te weinig afstemming tussen de werkgroep en instructeurs. De werkgroep stelt voor om voortaan één duidelijke lijn te volgen t.w. “Gratis lessen kan je pas krijgen als je lid bent geworden”.
Nota Bene: Wie een open dag t.b.v. ledenwerving organiseert, kan via de KNBB tijdelijk een bijdrage van twee maal 50 euro krijgen. De eerste 50 euro voor het plan en de tweede 50 euro voor de evaluatie. Via een biljartinstructeur heeft onze biljartvereniging zich daarvoor aangemeld. Zie verder https://www.carambole.nl/sites/default/files/userfiles/Carambole/Nieuwsb...
5. Conclusie
De doelstelling van de open dagen om naar ca. 100 leden te groeien, is haalbaar als er nog twee potentiële leden ook daadwerkelijk lid worden. De werkgroep onderhoudt daarover contact met betrokkenen. Het eindresultaat daarvan zal naar verwachting tegen eind november 2018 zichtbaar worden.
6. Voorstellen aan het bestuur
Structurele aandacht voor ledenwerving
De werkgroep is van mening dat de vereniging meer structureel aandacht zou moeten geven aan het werven van leden. Met alleen de open dagen houden we ons ledental waarschijnlijk onvoldoende op peil.
Voorbeelden over hoe verenigingen met ledenwerving omgaan zijn te vinden op de site “carambole.nl’ van de KNBB onder het kopje “Ledenwerving in de praktijk”.
De werkgroep is bereid om verdere voorstellen voor een structurele ledenwerving te doen. Onderdeel van deze werkzaamheden kan zijn het houden van een brainstorming onder betrokken leden van de biljartvereniging.
Stoppen met het bezorgen van flyers
Net als in 2016 blijkt de bezorging van flyers geen belangstellenden voor de open dagen op te leveren. Daarom kan daar beter mee worden gestopt.
Nieuwe spandoeken en bewegwijzering aanschaffen
De werkgroep verzoekt het bestuur om - tijdig voor de volgende open dagen- budget beschikbaar te stellen voor de aanschaf van 2 nieuwe witte spandoeken (conform reeds aanwezige derde spandoek) en voor een duidelijkere bewegwijzering (zie ook verbeterpunten in hoofdstuk 4). De werkgroep kan daarvoor een kostenbegroting inleveren.
Gratis biljartlessen
De werkgroep stelt voor om de gratis biljartlessen door KNBB instructeurs voortaan alleen te geven aan degenen die (recent) lid zijn geworden.